A vida parece passar cada vez mais rápido e as pessoas estão sempre correndo contra o tempo para poder realizar uma lista interminável de tarefas seja da área profissional ou pessoal.
Levar e buscar filhos na escola, fazer compras, praticar esporte, participar de reuniões e entregar relatórios são algumas das tarefas que fazem parte da rotina de muitas pessoas e se não essas, com certeza há outros afazeres que tomam o tão escasso tempo das nossas vidas.
Quando percebemos, o dia já acabou, a semana já passou, o mês já se foi e o final de mais um ano se aproxima sem que tenhamos dado conta de fazer tudo o que nos propusemos no início de cada um desses ciclos e é nessa hora que aparece uma grande sensação de frustração.
Para que isso seja minimizado é importante entender que a gestão do tempo tem a finalidade de priorizar e mensurar o tempo dedicado a cada tarefa. É necessário fazer um planejamento das atividades e o tempo que cada uma delas demanda para que possam ser cumpridas conforme planejadas. Por exemplo, se você sabe que um relatório demora cinco horas para ficar pronto não poderá se comprometer a entregá-lo em três horas, pois isso não é real e só causará problemas e frustrações.
Como está a sua gestão do tempo?
A boa gestão do tempo
É importante que você saiba quanto tempo cada atividade do seu dia demanda. Seja honesto com você mesmo e não programe ou prometa entregas que não conseguirá cumprir.
Além das atividades programadas, sabemos que imprevistos podem acontecer e uma agenda sempre extremamente lotada vai dificultar muito quando for necessário remanejar alguma tarefa para poder resolver uma emergência que apareceu.
Em cada dia ou período do dia defina qual é a sua prioridade. A tarefa prioritária é a mais importante e precisa ser realizada dentro do prazo estipulado.
Muitas vezes, por não querermos executar alguma tarefa acabamos por dizer que não temos tempo. Por isso, precisamos nos organizar e avaliar o que realmente está acontecendo em cada situação para podermos detectar se realmente é falta de tempo ou de vontade.
Para ter uma boa gestão do tempo não é necessário apertar um monte de tarefas na sua rotina, mas otimizar a forma como você trabalha para executar as tarefas mais simples de forma mais rápida. Assim, sobrará mais tempo para se dedicar àquelas mais complexas.
As técnicas para otimizar o tempo estão conectadas à qualidade das entregas e podem gerar eficiência no fluxo de trabalho.
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Dicas para uma melhor gestão do tempo
1- Planejar o dia – ter uma agenda ou uma lista de tudo que precisa ser realizado no dia e adotar o hábito de verificá-la com antecedência – seja na noite anterior ou pela manhã antes de começar sua rotina. Para facilitar, essas tarefas podem ser classificadas por prioridade.
2- Realizar atividades semelhantes em sequência – ao agrupar o que for semelhante e realizar as tarefas parecidas em sequência, o seu tempo irá render muito mais e você será mais produtivo.
3 – Concentrar no que é realmente importante – ficar longe das distrações em casa ou no trabalho é muito importante para aumentar a produtividade. Sua concentração vai aumentar se, por exemplo, ficar longe das redes sociais e silenciar as notificações por um período.
Uma forma eficaz e prática de se concentrar é utilizar a técnica Pomodoro que estabelece períodos de atenção e os intercala com pausas programadas para descansar.
É interessante também conhecer o Princípio de Pareto que estabelece que tudo que é realmente importante está em 20% das atividades e os outros 80% podem esperar. Por isso, é importante se concentrar primeiro nos 20% do que é mais importante na sua rotina, priorizando as tarefas que irão impactar mais a sua vida.
4 – Prever imprevistos – deixar espaços de tempo entre as tarefas lhe permitirá replanejar a sua agenda, pois imprevistos sempre vão surgir e se não houver tempo para inserir as emergências você ficará sempre atrasado e frustrado.
5 – Trabalhar com prazos realistas – estabelecer prazos é muito importante para não se distrair ou focar em outros afazeres. A criação de um cronograma de ações para cada etapa do que precisa ser realizado e o tempo estimado para cada parte também ajuda muito.
6 – Dizer não – aprender a dizer não ou agora não.
Nem tudo que lhe é solicitado precisa ser feito por você ou naquele momento específico.
Não é possível atender todas as ligações, responder todos os e-mails ou mensagens quando chegam. Não desvie a sua atenção e aguarde quando tiver terminado a tarefa na qual estava concentrado para reagir.
7 – Delegar tarefas – aprender a delegar ações que outras pessoas podem realizar e focar nas ações mais estratégicas e que demandam a sua análise. Você não tem que fazer e cuidar de tudo.
8 – Centralizar informações – centralizar informações para que tudo fique organizado e fácil de ser encontrado por todos que estejam envolvidos no processo. As informações poderão ser disponibilizadas em uma pasta virtual que poderá ser acessada pelas pessoas envolvidas na situação. Com ações como essas todos terão um ganho de tempo.
9 – Otimizar reuniões – se reunir com a equipe é importante, mas será que é sempre necessário?
Antes de marcar uma reunião, pense se ela é realmente necessária ou se um simples e-mail não resolveria a situação.
Não é produtivo tirar a atenção de todos dos seus afazeres para participar de reuniões longas e improdutivas.
Se a reunião for realmente necessária, estabeleça uma pauta e o tempo máximo de duração.
10 – Vincular a gestão do tempo à produtividade – nem sempre uma pessoa que trabalha muito é produtiva. Por isso, é importante mensurar o tempo gasto no desenvolvimento de cada tarefa para verificar se há algo que possa ser mudado ou melhorado.
Qual a importância da boa gestão do tempo?
A qualidade de vida está totalmente ligada à boa gestão do tempo, pois prazos não cumpridos, projetos inacabados, relatórios não entregues e atrasos nos compromissos geram estresse, piora nos relacionamentos e queda na produtividade.
Essas questões acabam virando uma bola de neve e vida pessoal e profissional acabam se misturando e uma afetando a outra de forma negativa. Família, cônjuge, filhos, colegas de trabalho, chefe e clientes; todos acabam sofrendo com a falta de uma boa gestão do tempo na sua vida e passam a te cobrar e pressionar, por isso a gestão do tempo é um tópico fundamental na vida de todos.
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Lembretes finais
- Estabeleça objetivos e faça um planejamento estratégico para alcançá-los;
- Estipule prazos realistas para cada tarefa que precisa ser realizada;
- Use técnicas para reduzir as distrações e aumentar a produtividade;
- Dedique-se a uma tarefa de cada vez. Ser multitarefa nem sempre é bom e pode causar retrabalho e falta de foco;
- Quebre tarefas longas em várias menores para que seja mais fácil gerenciá-las.
Se você precisa organizar o seu tempo, comece agora e não procrastine mais. Quanto mais protelar para mudar ou começar algo, mais difícil vai ficar e as tarefas vão cada vez mais se acumular e gerar frustração.
A gestão de tempo está atrelada à produtividade e elas são fundamentais para ter organização, alto desempenho e bem-estar na vida como um todo.
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